Eco@voiturage : Système de covoiturage pour étudiants

22 avr. 2009

1. PRESENTATION DE L’ASSOCIATION

Le projet de création de l’association eco@voiturage, est apparu au cours du mois de « décembre », et répond à une des exigences de notre de formation.
L’association compte actuellement « 3 » membres actifs. Ces membres constituent le bureau actuel.
L’activité de l’association sera principalement de mettre en relation les étudiants de l’université de marne la vallée afin qu’ils puissent partager en commun des trajets longs ou courts.

2. PRESENTATION DU PROJET

La création du site internet nous permettra de :
- Faire connaitre notre association auprès de l’ensemble des étudiants du campus Descartes
- De « vendre » notre service (informations nécessaires pour mettre en relation les étudiants afin de covoiturer)
- Donner aux étudiants du campus des conseils sur les avantages du covoiturage, du point de vue économique et environnemental
- Gérer des contacts
Le site devrait être lancé avant la fin du mois de juin.

2.1 Rôles

Les rôles sont partagés entre les membres de l’association et notre prestataire SolutioNet.fr.
Le rôle de l’association :
- Validation le contenu, les graphismes, etc…
- Validation du cahier des charges
- S’assurer du respect des délais
- Fournir les contenus de base (textes, plaquettes, images et photos).

Le rôle du prestataire :
- Concevoir et réaliser le site internet
- Respecter les délais
- Nous proposer un planning de réalisation

2.2 Objectifs du site

Les principales orientations du site se sont :
- Informations
- Support de communication
- Support de fidélisation
Les principaux résultats attendus :
- Augmentation du nombre d’adhérents
- Augmentation du nombre de visiteurs
- Amélioration de l’image de l’association.

2.3 A qui s’adresse le site

Le site s’adresse dans un premier temps, aux étudiants du campus Descartes. Le projet aspire à mettre également en relation les étudiants d’autres campus de France. Les particuliers, et entreprise pourraient également bénéficier des services offerts.

2.4 Contenus

Eco@voiturage fournira toutes les images, photos au format JPEG. La majorité des textes seront en format doc.
Le nombre total des pages du site internet est estimé à 20.
Le nombre de photo et images est estimé à 12.
La taille des bases de données et fichiers informatiques seront définis par l’organisme prestataire SolutioNet.fr.

2.5 Arborescence

Présentation de l’arborescence montrant l’architecture du site telle que nous l’imaginons :

3. PRESTATIONS ATTENDUES

3.1 Charte graphique et charte éditoriale

L’organisme prestataire devra :
- Effectuer des recherches graphiques et iconographiques
- Effectuer la recherche d’un système de navigation (schéma des différentes navigations sur le site)
- Propositions de mise en page

3.2 Développement

Certains éléments du site internet feront appel à de la programmation et à des bases de données, à l’exemple de :
- moteur de recherche interne au site
- formulaire de collecte d’information
- boutique électronique
- sondage
- Calcul des coûts
- gestion automatique d’actualités
- interface de mise à jour du site.

3.3 Dépôt du nom de domaine et adresses mail

Nous souhaitons que le site internet de l’association est pour domaine une extension point net (eco@voiturage.net).

3.4 Hébergement

Nous souhaitons que le prestataire héberge notre site pour une durée de 1 an renouvelable. Nous souhaitons également connaitre les détails de l’infrastructure à savoir :
- la liste des sites déjà hébergés sur ses serveurs,
- l’architecture des serveurs d’hébergement,
- l’architecture et le débit de son lien avec l’internet,
- les redondances mises en œuvre pour assurer la continuité du service,
- les ressources et outils d’administration utilisés,
- le service de hot line client,
- la protection des pages et applications hébergées,
- délai de rétablissement en cas de coupure de service
- taux de disponibilité du site.

3.5 Référencement

L’organisme prestataire x devra réaliser :
- Pour les moteurs de recherches :
o Les mots clés du site
o Descriptif du site
o Texte indiqué
- Pour les annuaires :
o Catégorie choisie
o Description.

3.6 Mises à jour

Nous demandons au prestataire d’indiquer les moyens mis à disposition pour mettre à jour les pages du site.

3.7 Statistiques de connections

Nous demandons au prestataire un accès en ligne aux statistiques de fréquentation du site. Celles-ci doivent comprendre :
- Nombre d’accès visiteurs
- Mots clés tapés par les internautes
- Nombre de visites
- Pages visitées
- Provenance géographique des internautes.

4. LIVRABLES ATTENDUS

Les pièces à livrer par le prestataire internet pendant et après la réalisation du site sont les suivantes :

- planning de réalisation avec un engagement sur la date de mise en ligne,
- arborescence détaillée du site,
- fichiers informatiques source (pages HTML, graphismes, bases de données, programmes…)
- documents décrivant le site, son fonctionnement et son hébergement,
- version du code HTML utilisée,
- version des navigateurs compatibles,
- preuves des déclarations (récépissé CNIL, copies d’écrans des déclarations annuaires et moteurs, fiche descriptive du nom de domaine),
- identifiant et mot de passe pour accéder au serveur.

5. PROPRIETES ET DROITS

Nous tenons à Préciser que nous acquerrons la propriété de l’ensemble des images, graphismes, icône et autres contenus créés pour le site.

Déclaration de création de l'association

Monsieur le Préfet,

Nous avons l’honneur, conformément aux dispositions de l’article 5 de la loi du 1er juillet 1901 et de l’article 1er de son décret d’application du 16 août 1901 de procéder à la déclaration de l’association dont le titre est le suivant :
Eco@voiturage

et dont le siège est situé :
50 rue du Chemin de Fer 77400 LAGNY-SUR-MARNE

Cette association a pour objet :
Promouvoir le covoiturage au sein de l’université de Marne la Vallée de Champs sur Marne (77)

Les personnes chargées de l’administration de l’association sont :

Nom : ALLOGHO EYI
Prénoms : Vivien
Né(e) le : 04/03/1985
à : PARIS
Nationalité : Française
Profession : Etudiant
Domicile : 12 rue des Impasses 77400 LAGNY SUR MARNE
Rôle : Président

Nom : FORTUNA
Prénoms : Julien
Né(e) le : 19/03/1985
à : ANNECY
Nationalité : Française
Profession : Etudiant
Domicile : 42 Route des Basses Terres 74000 Annecy
Rôle : Secrétaire

Nom : EHREL
Prénoms : Ludovic
Né(e) le : 8/11/1986
à : TORCY
Nationalité : Française
Profession : Etudiant
Domicile : 2, Avenue des Longeraies 77540 TORCY
Rôle : Trésorier

Vous trouverez ci-joints deux exemplaires des statuts de notre association, dûment approuvés et signés par nos soins.
Nous vous demandons de bien vouloir nous délivrer le récépissé de la présente déclaration.
Veuillez agréer, Monsieur le Préfet, l’assurance de notre considération distinguée.

Fait le : 14/04/2009, à : LAGNY SUR MARNE

Signatures :

Vivien ALLOGHO EYI Julien FORTUNA Ludovic EHREL

PV de création

18 avr. 2009

Statuts de l'association

ARTICLE 1 - Constitution et dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 01 juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre « ECO@VOITURAGE ».

ARTICLE 2 – Objet

Cette association a pour but de promouvoir le covoiturage au sein de l’université de Marne la Vallée de Champs Sur Marne (77).

ARTICLE 3 – Siège social

Le siège social est fixé au 50 rue du Chemin de Fer 77400 LAGNY-SUR-MARNE
Il pourra être transféré sur simple décision du conseil d’administration, la ratification lors de la prochaine assemblée générale sera nécessaire.

ARTICLE 4 – La durée de l’association

La durée de l’association est illimitée.

ARTICLE 5 – Moyens d’action

Les moyens d’action de l’association sont notamment :
-les publications, les cours, les conférences, les réunions de travail;
-l’organisation de manifestations et toute initiative pouvant aider à la réalisation de l’objet de l’association.

ARTICLE 6 – Ressources de l’association

Les ressources de l’association comprennent :
-le montant des droits d’entrée et des cotisations ;
-les subventions de l’État, des départements et des communes ;
-de dons manuels et de toute autre ressource qui ne soit pas contraire aux règles en vigueur.

ARTICLE 7 – La composition de l’association

L’association se compose de:
a) Membres d’honneur ;
b) Membres actifs ou adhérents ;

Sont membres d’honneurs ceux qui ont rendu des services signalés à l’association, ils sont dispensés de cotisation.

Sont membres actifs ceux qui ont pris l’engagement de verser annuellement une somme de 5€.

ARTICLE 8 – Admission et adhésion

Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts et s’acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par l’Assemblée Générale.
Le Conseil d’Administration pourra refuser des adhésions, avec avis motivé aux intéressés.

ARTICLE 9 – Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :
a) la démission
b) le décès
c) la radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation ou motif grave, l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le bureau pour fournir toutes explications.

ARTICLE 10 – Assemblée générale ordinaire

L’assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association à quelque titre qu’ils soient affiliés.
L’assemblée générale ordinaire se réunit chaque année au mois de juin.

Quinze jours au mois avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du conseil d’administration. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations. Le président, assisté de ses membres du conseil, préside l’assemblée et expose la situation morale de l’association. Le bilan de l’association est soumis à l’approbation de l’assemblée.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement, au scrutin secret, des membres du conseil sortants.

Ne devront être traitées, lors de l’assemblée générale, que les questions soumises à l’ordre du jour.

Les décisions sont adoptées à la majorité simple des membres présents ou représentés.

ARTICLE 11 – Conseil d’administration

L’association est dirigée par un conseil de membres, élus pour 3 années par l’assemblée générale. Les membres sont rééligibles.
Le conseil étant renouvelé, chaque année par moitié, la première année, les membres sortant sont désignées par sort.
En cas de vacances, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Le conseil d’administration se réunit au moins une fois tous les six mois sur convocation du Président ou sur la demande du quart de ses membres.
Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage la voix du Président est prépondérante.
Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’aura pas assis à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Nul ne peut faire partie du conseil s’il n’est pas majeur.

Le conseil d’administration choisit parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de :
1) un président ;
2) un ou plusieurs vice-présidents ;
3) un secrétaire et s’il y a lieu, un secrétaire-adjoint ;
4) un trésorier et, si besoin est, un trésorier-adjoint.

ARTICLE 13 – Assemblée générale extraordinaire

Si besoin est, ou sur la demande de la moitié plus un des membres inscrits, le président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues à l’article 9.

ARTICLE 14 – Dissolution

En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l’assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommées par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et décret du 16 août 1901.

ARTICLE 15 – Règlement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le conseil d’administration, qui le fait approuver par l’assemblée générale.

Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Les présents statuts ont été approuvés par :
❑ L’Assemblée Constitutive du 14/04/09.......................................................................
❑ L’Assemblée Générale Extraordinaire du 14/04/09......................................................

Fait à LAGNY Sur MARNE le 14/04/2009